Verslo atidarymas ir valdymas kainuoja pinigus, nesvarbu, ar jie išleidžiami pradinėms išlaidoms, pridėtinėms išlaidoms, atlyginimams ar paprastoms kanceliarinėms prekėms kaip bloknotai. Reikia atsižvelgti į tris pagrindines biuro išlaidų kategorijas: bendrosios biuro išlaidos, raštinės reikmenys ir didelė biuro įranga, pvz., Baldai. Su visais reikia tinkamai elgtis, kai įmonės rengia verslo mokesčius atskaitymams gauti.
Bendrosios biuro išlaidos ir reikmenys
Bendrosios biuro išlaidos yra susijusios su biuro veikla. Į jūsų bendrą biuro išlaidų sąrašą gali būti įtraukti staliniai ir nešiojamieji kompiuteriai ir planšetiniai kompiuteriai, biuro telefonų sistemos ir darbuotojų mobilieji telefonai, apskaitos programinė įranga, svetainės paslaugos ir mokesčiai už internetą. Kitos veiklos išlaidos gali apimti valymo ir komunalines paslaugas.
Kanceliarinės prekės yra trumpalaikės prekės, kurias reikia užpildyti arba pakeisti. „Inline Accounting“ pataria, kad, atsižvelgiant į verslo tipą, jie apima spausdintuvo rašalą, tonerį, kavą, kabes, rašiklius, vandenį ir raštinės reikmenis, įskaitant popierines sąskaitas. Dideli daiktai, kainuojantys daugiau pinigų, pavyzdžiui, biuro baldai, laikomi verslo įranga.
Verslo išlaidos, palyginti su kapitalo išlaidomis
Kapitalinės išlaidos yra pinigai, kuriuos įmonės naudoja pagrindiniam fiziniam turtui įsigyti, išlaikyti ir pagerinti. Šios išlaidos atsiranda, kai įmonės investuoja daug, plečia veiklą ar pradeda didelius projektus. Tai gali būti naujo sandėlio statyba, naujo stogo įrengimas arba sunkvežimių parko pirkimas.
Tai skiriasi nuo verslo išlaidų kategorijos. Kapitalinės išlaidos yra skirtos ilgalaikiams verslo poreikiams, o verslo išlaidos yra trumpalaikės. Negalima visiškai atskaityti kapitalo išlaidų, kaip ir kanceliarinių prekių bei išlaidų.
Bendrieji IRS verslo išlaidų reglamentai
„Freshbooks“ paaiškina, kad verslo išlaidos, tokios kaip kanceliarinės prekės, gali būti išskaičiuojamos iš mokesčių deklaracijų, jei įmonė veikia siekdama pelno. Apskritai verslo išlaidos turi būti „paprastos ir būtinos“. Kitaip tariant, jos turi būti tikėtinos vykdant verslo rūšį ir reikalingos kasdienėms ir ilgalaikėms operacijoms.
Verslo išlaidos turi būti atskirtos nuo kapitalo išlaidų, išlaidų, naudojamų nustatant parduotų prekių kainą, ir asmeninių išlaidų. Apskritai galite išskaičiuoti bendrą bet kokių verslo išlaidų sumą, jei jos atitinka tuos „įprastus ir būtinus“ kriterijus ir nėra kapitalo išlaidos.
IRS nustato skirtingas taisykles verslui, kuris veikia namuose. Šie verslo savininkai turi atskirti daiktus, kurie naudojami tik verslui, ir tuos, kurie nėra naudojami. Nešiojamas kompiuteris, naudojamas vaikų mokyklinėms užduotims, negali būti priskiriamas verslo išlaidoms. Jei jis tam tikrą laiką naudojamas verslui, vis dėlto galite atskaityti dalį tam tikrų išlaidų.
Kas yra verslo išlaidų sąrašuose
Verslas, kuris nėra namuose, gali atskaityti įvairias verslo išlaidas. Didelės įmonės gali turėti daugiau kvalifikacinių atskaitymų nei mažos. Didelės įmonės verslo išlaidų sąraše gali būti nuoma, draudimas, įrangos nuoma, banko mokesčiai, darbo užmokesčio apdorojimo mokesčiai, darbuotojų sveikatos priežiūros ir išmokų programos bei teisiniai mokesčiai.
Mažos įmonės taip pat gali atskaityti daugelį šių išlaidų. Pardavėjus įdarbinusios įmonės gali atskaityti įmonės automobilių, kelionių, apgyvendinimo ir mokymo išlaidas. Pasak Ageros, gali būti išskaičiuotos ir papildomos išlaidos, susijusios su priežiūra, remontu ir uniformomis.
Namų verslo reikalavimus atitinkančių biuro išlaidų sąrašas yra šiek tiek kitoks. Namuose turi būti zona, skirta tik verslui. Šiame verslo išlaidų sąraše gali būti namo turto mokesčių ir hipotekos palūkanų dalis, atskira telefono linija, naudojama tik įmonei, draudimas, apsaugos sistema, namų priežiūra, priežiūra ir remontas.
Maži biuro išlaidų atskaitymai
Norėdamas pretenduoti į bet kokius biuro išlaidų atskaitymus, įmonė turi saugoti detalizuotus kvitus. Kai įmonė pateikia mokesčių formas, ji iš pelno išskaičiuoja raštinės reikmenis. Taigi įmonė, uždirbanti 100 000 USD pelno ir išleidusi 15 000 USD raštinės reikmenims, mokesčių tikslais turi 85 000 USD pelną, nebent yra kitų atskaitymų.
Bendrąsias ir administracines verslo išlaidas paprastai galima atskaityti tais pačiais metais, kai jos yra apmokamos. Išimtis taikoma išlaidoms, tiesiogiai susijusioms su naujo verslo pradžia; jie turi būti kapitalizuoti per penkerių metų laikotarpį.
Yra taisyklės, kaip galima išskaičiuoti tokius dalykus kaip pramogų išlaidos ir klientų dovanos. Pavyzdžiui, verslo savininkai gali atskaityti 50 procentų kliento patiekalų, tačiau tai leidžiama tik vienam asmeniui; grupiniai valgiai ir vakarėliai nesiskaito. Klientų dovanoms leidžiama atskaityti 25 proc.
Vidaus reikalų ministerijos išlaidų atskaitymai
Fizinę namų biuro erdvę galima išskaičiuoti vienu iš dviejų būdų: supaprastintu arba standartiniu. IRS apibūdina supaprastinto metodo išskaičiavimą kaip „5 USD už kvadratinę biuro patalpų pėdą iki 300 kvadratinių pėdų“. Standartinis metodas yra sudėtingesnis; jis seka faktines išlaidas ir apskaičiuoja galutinį skaičių pagal namo, kuris naudojamas verslui, procentinę dalį.
Kiti namų biuro išlaidų atskaitymai taip pat apskaičiuojami procentais, atsižvelgiant į biuro plotą ar ridą. Tai apima transportavimą, interneto paslaugas, telefono naudojimą ir kitus daiktus.
Išlaidų kategorizavimo būdai
Verslo išlaidas galima toliau suskirstyti į tris kategorijas: pastoviosios, kintamosios ir periodinės. Fiksuotos išlaidos išlieka tos pačios, tačiau tam tikru metu, pavyzdžiui, per metus, gali šiek tiek pasikeisti. Akivaizdus to pavyzdys yra mėnesinė nuomos įmoka, kuri padidėja po 12 mėnesių.
Kintamos išlaidos nėra nuoseklios ir gali sudaryti didžiausias verslo išlaidas. Tai matyti iš darbo užmokesčio išlaidų, komunalinių mokesčių, atsargų pirkimo ir naujų produktų pristatymo. Periodinės išlaidos yra netikėtos ir jas gali būti sunku suplanuoti. Tam reikia perdaryti didelę, neteisingą užsakymą, pakeisti kompiuterinę sistemą ar atidaryti naują biurą.
Kaip veikia nusidėvėjimas?
IRS leidžia smulkiojo verslo savininkams nurašyti pirmuosius 18 000 USD, sumokėtus už įrangą, įsigytą verslo reikmėms, tik tam tikrais metais. Jei įmonė paprastai kasmet perka tiek daug įrangos, ji gali norėti iš karto pasinaudoti visa mokesčių lengvata.
Jei tai daugiau kintamos ar periodiškos išlaidos, verslo savininkas gali norėti pasinaudoti nusidėvėjimu. Tai yra turto vertės sumažėjimas bėgant laikui. Nusidėvėjimas yra neatskaitomas verslo savininkams ir yra pagrįstas IRS formule. Tai leidžia asmeniui, kuris pateikia paraišką, per tam tikrą laiką nusidėvėti pirkimo išlaidas, kad jas paskirstytų.
Kelios biuro išlaidos balanse gali būti priskiriamos ilgalaikiam turtui ir gali būti nusidėvėjusios. Ilgalaikėms pajamoms uždirbti įmonės naudoja ilgalaikį turtą, o šis turtas ilgesnį laiką lieka įmonėje. Pavyzdžiui, įmonės transporto priemonės, baldai, kompiuteriai ir mašinos.
Naudingi šaltiniai mokesčių deklaravimui
IRS savo svetainėje turi daug informacijos, kuri gali padėti verslo savininkams pasirengti mokesčiams. IRS 535 leidinyje apie verslo išlaidas pateikiamos gairės toms temoms, kurios apima nuomos išlaidas, mokančius darbuotojus, amortizaciją ir išeikvojimą.
Ši forma taip pat nurodo „Business Services Online“, kurią remia Socialinės apsaugos administracija. „Business Services Online“ teikia internetines registravimo galimybes buhalteriams, CPA ir kitiems registruotiems agentams, kurie tvarko tam tikras mokesčių formas.