Bendrovė naudoja dokumentus bendrauti, sudaryti sandorius su verslu ir analizuoti jo produktyvumą. Verslo dokumentai - nuo trumpų el. Laiškų iki sudėtingų teisinių susitarimų. Kai kuriuos dokumentus rengia darbuotojai ir verslo savininkai, o kitus - profesionalai iš ne įmonės, pavyzdžiui, buhalteriai ir teisininkai. Kadangi dokumentai įrodo organizacijos santykius ir gali būti nurodomi ateinančius metus, svarbu, kad jie būtų gerai parašyti.
El. Laiškai ir atmintinės
Bendradarbiai paprastai perduoda informaciją vieni kitiems el. Paštu. Kol el. Paštas paplito, biuro viduje siunčiamiems pranešimams buvo naudojami memorandumai. Atmintinės vis dar naudojamos tais atvejais, kai pranešimas skirtas kartu su konkrečia byla, ir tais atvejais, kai reikia daugiau privatumo nei el. Laiškas.
Tiek atmintinėje, tiek el. Laiške nurodomas siuntėjas ir gavėjas, juose yra temos eilutė. Tekstas formatuojamas vienoje ar keliose pastraipose.
Verslo laiškai išorinei komunikacijai
Verslo laiškai naudojami bendraujant su asmenimis ne biure. Gavėjai gali būti klientai, kolegos kitose įmonėse, paslaugų teikėjai, specialistai, kurie konsultuoja verslą, vyriausybės pareigūnai ir darbo prašytojai. Verslo laiškas paprastai formatuojamas blokiniu stiliumi, kuriame visi laiško elementai, išskyrus firminį blanką, sulygiuojami su kairiąja paraštėmis.
Jis gali būti išsiųstas el. Paštu arba pristatytas paštu. Jei laiškas siunčiamas el. Laiško tekstu, el. Laiško apačioje siuntėjas nurodo savo vardą, pareigas ir kontaktinę informaciją.
Verslo ataskaitos informacijai perduoti
Verslo ataskaitose informacija pateikiama formalia forma ir paprastai ilgesnė nei laiškas. Ataskaitos apima įvairias temas, tokias kaip saugos laikymasis, pardavimo duomenys, finansiniai duomenys, galimybių studijos ir rinkodaros planai. Jie gali apimti statistiką, diagramas, grafikus, vaizdus, atvejų tyrimus ir apklausos rezultatus. Kai kurios ataskaitos skelbiamos investuotojų naudai. Jei ataskaita yra periodinė, pvz., Mėnesio pardavimo ataskaita, patogumui ir šablonui naudoti, kad būtų galima palyginti su ankstesnėmis ataskaitomis.
Sandorio dokumentai verslui vykdyti su klientais
Įmonė naudojasi dokumentais tvarkydama verslą su savo klientais. Taupant laiką, šie dokumentai gali būti suformatuoti kaip forma, pvz., Užsakymo forma, perdavimo puslapis, sąskaita faktūra ar kvitas. Naudojamų sandorių dokumentų rūšys šiek tiek skiriasi priklausomai nuo verslo pobūdžio. Pavyzdžiui, draudimo agentas kuria draudimo paraiškas ir polisus, o paskolos davėjas - paskolų paraiškas ir hipotekos dokumentus.
Kai kuriose srityse įmonės sudaro susitarimus ir sutartis su kitomis; šiuos dokumentus gali parengti bendrovės advokatas.
Finansiniai dokumentai verslui valdyti
Verslas naudoja finansinius dokumentus, kad neviršytų savo biudžeto, rengtų biudžeto pasiūlymus ir pateiktų mokesčių deklaracijas. Šie dokumentai apima kvitų įrašus, darbo užmokesčio ataskaitas, apmokėtas sąskaitas, banko išrašus, pajamų ataskaitas, balansus ir mokesčių ataskaitų formas. Šiuos dokumentus gali parengti įmonės buhalteris.
Verslo savininkas naudojasi šiais dokumentais norėdamas nustatyti įmonės finansinę sėkmę ir nustatyti neproduktyvias sritis. Skyriaus vadovas gali naudoti finansinius dokumentus rengdamas biudžeto pasiūlymą.