Susitikimo protokolas nėra tik apgaulingas lapas, pasakytas praėjusios savaitės darbuotojų susirinkime. Protokolai gali būti oficialūs teisiniai dokumentai, atspindintys oficialų bendrovės direktorių tarybos ar vyriausybės subjekto vadovybės veiksmus. Kadangi protokolai yra oficialus verslo ir vyriausybės veiklos įrašas, verta juos efektyviai plėtoti. Jei rankiniu būdu rašote pastabas ant popieriaus, gali būti naudinga, jei turite iš anksto atspausdintą formą, kad galėtumėte įdėti reikiamą informaciją ten, kur ji eina. Taip pat galite sukurti kompiuterio formą, jei nešiojamąjį kompiuterį ar elektroninį nešiojamąjį kompiuterį naudosite susitikimo metu.
Antraštės informacija
Protokole pateikiama susitikimo datos ir vietos antraštė. Antraštėje įrašoma, kas dalyvavo ir kas buvo atleistas nuo pareigų, ir paprastai nurodo asmenį, kuris buvo posėdžio pirmininkas ir sekretorius. Susitikimai, vykstantys vienu metu keliose vietose, pavyzdžiui, rengiant vaizdo konferencijas, paprastai registruoja dalyvavimą pagal vietą.
PAVYZDYS:
A-1 bendrovės valdybos posėdžio protokolas 2017 m. Gegužės 4 d. Vykdomosios valdybos kambarys, būstinės pastatas Robertas Johnsonas, pirmininkas ir Kyle'as McGregoras, įrašų sekretorius. Dalyvauja: R. Johnsonas, M. Perezas, J. Hatoyama, F. Michaelsas, S. Hawthorne'as, M. Smithas, R. Sandbornas, V. Clarkas
Įvadinė medžiaga
Protokolas paprastai prasideda nuo tikslaus laiko, kurį pirmininkaujantis pareigūnas sušaukė posėdį. Daugumoje posėdžių pirmieji darbotvarkės klausimai yra įvadai, pirmininko pareigūnų pastabos ir ankstesnio posėdžio protokolo tvirtinimas. Užfiksuokite pagrindinius dalykus, pasiūlytus pirmininko pareigūno pastabų metu. Jei nariai pasiūlė ankstesnio susirinkimo protokolo pakeitimus, tiksliai užfiksuokite pakeitimus.
PAVYZDYS:
Ponas Johnsonas sušaukė susitikimą 14:46 val. Po neoficialių prisistatymų Johnsonas paskelbė, kad jo katė neseniai pagimdė šešis kačiukus. Ponios Hawthorne iniciatyva liepos mėn. Posėdžio protokolas buvo priimtas vienbalsiai sutikus, išskyrus tai, kad 15 punkte žodis „sunkvežimis“ yra pataisytas ir pakeistas žodžiu „pusiau traktorius“.
Sutikimo darbotvarkė
Nors kiekvieno posėdžio struktūra yra skirtinga, oficialūs susitikimai, ypač vyriausybės grupėms, paprastai prasideda „sutikimo darbotvarke“, o tai yra ne kas kita, kaip ataskaitų ir pareiškimų, kuriems nereikia balsuoti, serija. Sutikimo darbotvarkėje dažnai būna susirašinėjimas, komitetų pranešimai ir kita tik informacinė medžiaga.
Įrašykite kiekvieno punkto, aptarto per sutikimo darbotvarkę, svarbiausius dalykus, nurodydami pokalbio temą ir bet kokius svarbiausius narių atviros diskusijos metu pateiktus komentarus.
PAVYZDYS:
Ponia Smith į įrašą perskaitė „XYZ Manufacturing Company“ lapkričio 4 d. Laišką. Laiške giriamas transporto skyriaus profesionalumas paspartinant aukšto lygio produktų pristatymą. Ponas Perezas transporto skyriaus vardu sakė, kad „XYZ“ atliko puikų darbą, pateikdamas išsamias maršruto instrukcijas.
Verslo darbotvarkė
Verslo darbotvarkė yra ta vieta, kur yra veiksmas - susirinkimo dalis, kurioje nariai diskutuoja ir balsuoja dėl įvairių veiksmo klausimų. Oficialiems protokolams sekretorius turi užrašyti faktinį pasiūlymą, dėl kurio balsuojama, ir faktinį balsavimo skaičių, įskaitant balsavusius už ir prieš klausimą. Paprastai sekretorius užfiksuoja diskusijų santrauką, įskaitant svarbiausius kiekvieno kalbėjusio nario pastebėjimus.
Techniškai nėra tokio dalyko kaip balsavimas už „susilaikymą“. Susilaikyti reiškia visai nebalsuoti. Žmonės, norintys užfiksuoti, kad nėra nei už, nei prieštaraujantys klausimui, turėtų balsuoti „už“.
PAVYZDYS:
Johnsonas pradėjo diskusiją dėl sąskaitos iš „ABC Widgets“ už 21 434,87 USD. Ponia Hatoyama sakė, kad sąskaitą faktūrą patvirtino finansų komitetas praėjusią savaitę. Ponas Michaelsas teigė palaikantis vykdomą darbą su „ABC Widgets“. Hatoyama persikėlė patvirtinti sąskaitos iš „ABC Widgets, Inc.“ už 21 434,87 USD. - antrino ponia Sandborn. Judėjimas nešė rezultatą 4-2, už kurį buvo Hatoyama, Sandbornas, Michaelsas ir Smithas, o Perezas ir Clarkas priešinosi.
Baigiamosios medžiagos
Dauguma minučių paprastai baigiasi tuo laiku, kai posėdis buvo atidėtas. Protokolą pasirašo pirmininkaujantis pareigūnas ir įrašų sekretorius, nors jei sekretorius yra balsuojantis grupės narys, tada dažnai pakanka tik sekretoriaus parašo.
PAVYZDYS:
Johnsonas posėdį pertraukė 19:14. Kitas posėdis numatomas rugpjūčio 5 d., 15.00 val., Valdybos posėdžių salėje.
Pasirašė Robertas Johnsonas, pirmininkas Kyle'as McGregoras, įrašų sekretorius