Parduodant prekes ar paslaugas, pirkėjas ir pardavėjas sudaro sutartį sudaryti verslą ir užbaigti finansinę operaciją. Sutartis gali būti žodinė arba rašytinė, o sandorio sąlygos bus užfiksuotos arba dokumentais patvirtintos sąskaitoje faktūroje ir kvite. Sąskaitos faktūros ir kvitai yra apskaitos pirminiai dokumentai; sąskaita taip pat vadinama sąskaita. Sąskaitos faktūros ir kvitai naudojami apskaitoje registruojant pardavimo operacijas ir apskaitant mokėjimo prašymus ir kvitus.
Pardavėjo pateiktos sąskaitos faktūros
Sąskaita yra sąskaita arba mokėjimo prašymas parduoti. Jame pateikiamos pardavėjo klientui teikiamos prekės ar paslaugos, nurodomos kainos, kreditai, nuolaidos, mokesčiai ir visa mokėtina suma. Jame taip pat gali būti kredito informacija, sąskaitos faktūros numeris, pardavėjo vardas ir pavardė bei visos specialios pardavimo programos.
Pavyzdžiui, daugelis sąskaitų faktūrų leidžia pirkėjui sumokėti 30 dienų ir siūlo nuolaidą atsiskaitymui per pirmąsias 10 dienų nuo sąskaitos faktūros datos. Sąskaitoje faktūroje pateikiama pardavėjo verslo kontaktinė informacija, įskaitant įmonės pavadinimą, adresą, telefono numerį, fakso numerį ir interneto adresą. Jame taip pat pateikiama pirkėjo kontaktinė informacija ir pardavimo sandorio data. Sąskaitos neturėtų būti painiojamos su pirkimo užsakymais, kurie yra rašytiniai pirkėjų prašymai pardavėjams, leidžiantys išsiųsti ar pristatyti prekes, sutikus mokėti.
Kvitai, patvirtinantys, kad mokėjimas buvo atliktas
Kvitas yra dokumentas, kad buvo sumokėta už galutinį pardavimą. Daugeliu atvejų tai yra nuosavybės įrodymas. Jame nurodomos prekės ar paslaugos, kainos, kreditai, nuolaida, mokesčiai, bendra sumokėta suma ir mokėjimo būdas. Paprastai kvituose pateikiama informacija apie pirkėjus ir pardavėjus įvairiu formatu ir skirtingu laipsniu.
Pavyzdžiui, pirkdami pardavimo vietas, pavyzdžiui, pirkdami dujas automobiliui degalinėje, turite išsamią pardavėjo kontaktinę informaciją, tačiau pirkėjo informacija yra ribota. Kvitas yra pirkėjo mokėjimo įrodymas.
Emitentai ir gavėjai
Sąskaitas ir kvitus sugeneruoja pardavėjai, prekybininkai ir pardavėjai ir išrašo pirkėjams, klientams ar klientams. Apskaitos skyriai, pardavimo darbuotojai ir klientų aptarnavimo darbuotojai gali išrašyti sąskaitas faktūras klientams. Gydytojų ir odontologų kabinetai pacientams išrašo sąskaitas už suteiktas paslaugas. Padavėjas arba padavėja išrašo sąskaitą faktūrą, vadinamą sąskaitą ar čekį, restoranuose esantiems pietums už užsakytą maistą.
Kvitų gavėjai paprastai yra klientai, tačiau tai gali būti buhalteriai ar buhalteriai, taip pat trečiosios šalys, gaunančios kvitus kaip įrodymą, kad klientas sumokėjo už finansines procedūras.
Sąskaitų faktūrų ir kvitų naudojimas
Sąskaitos faktūros yra naudojamos prašyti pirkėjų apmokėti, sekti pardavimus, padėti kontroliuoti atsargas ir palengvinti prekių ir paslaugų pristatymą. Sąskaitos taip pat naudojamos tikėtinoms būsimoms pajamoms stebėti ir santykiams su klientais valdyti, siūlant palankias mokėjimo galimybes, tokias kaip pratęstas mokėjimo laikotarpis arba išankstinio mokėjimo ar grynųjų pinigų nuolaidos.
Kvitus pirkėjai arba klientai naudoja įrodydami, kad sumokėjo už prekę, ypač tais atvejais, kai prekės grąžintos, kai prekės yra sugedusios ar sugedusios.