Kompiuterizuotos apskaitos programinės įrangos programos daugelį metų padarė pažangą. Šios programos palengvina verslo savininkų gyvenimą, kai reikia sekti išlaidas, rengti mokesčius ir žiūrėti į pajamų augimą. Apskaitos programinės įrangos programos tapo įprastos, visoje apskaitoje pasikliauti kompiuteriu yra ir privalumų, ir trūkumų.
Privalumas: paprastumas
Daugelis verslo savininkų nėra buhalteriai ar buhalteriai pagal profesiją ir jiems sunku atlikti daugumą apskaitos užduočių. Čia apskaitos programinės įrangos programos suteikia verslo savininkui pranašumų. Įvairios apskaitos programinės įrangos programos yra draugiškos vartotojams. Verslo savininkai gali apsipirkti ir rasti programą, kurią lengva įdiegti, išmokti ir naudoti. Daugelis programų pateikia nurodymus, kokie duomenys turėtų būti įvesti kiekviename skyriuje. Sukūrus sistemą su banko sąskaitomis, skolomis ir pardavėjais, įmonės savininkui reikia tik atnaujinti informaciją, kai ji gaunama.
Privalumas: patikimumas
Dauguma pagrindinių programinės įrangos programų naudojimąsi paprasta. Matematika yra tiksli ir patikima, todėl verslo savininkas gali bet kada tiksliai nustatyti turimas lėšas.
Privalumas: ekonomiškumas
Samdyti vidaus buhalterį arba perduoti darbą buhalteriui ar buhalterijai gali kainuoti brangiai. Programinės įrangos išlaidos yra išankstinės ir gali reikėti sudaryti buhalterį, kuris sudarytų sąskaitas ir apmokytų įmonės savininką naudotis programa, tačiau ji greitai tampa ekonomiška. Savininkui nereikia mokėti už nieką, išskyrus programinės įrangos pirkimą ir sąranką. Daugelis programų daugelį metų dirba su operacinėmis sistemomis ir tik kartais reikalauja nebrangaus atnaujinimo.
Privalumas: gebėjimas bendradarbiauti
Daugelis programinės įrangos programų leidžia verslo savininkams nustatyti leidimus, suteikiančius išorės buhalteriui ar buhalteriui prieigą prie duomenų. Verslo savininkai gali sinchronizuoti informaciją su banko ir kredito sąskaitomis ir importuoti duomenis vienu pelės paspaudimu. Tai leidžia verslo savininkams greitai suderinti sąskaitas ir importuoti teisingą informaciją, kurią turi peržiūrėti pagrindiniai patarėjai.
Verslo savininkai turėtų peržiūrėti geriausias verslo galimybes. Apsvarstykite atsargines kopijas debesyje arba atskiruose standžiuosiuose diskuose, kad galėtumėte išlaikyti tikslius įrašus, jei kiltų problemų.
Trūkumas: galimas sukčiavimas
Priklausomybė nuo kompiuterių kartais sukelia didesnių problemų. Kadangi debesyje laikoma daugiau programinės įrangos duomenų, įsilaužėliams yra daugiau galimybių gauti jūsų verslo finansinius duomenis ir juos naudoti. Tai rizikuoja turtu ir sukuria potencialią atsakomybę, jei įsilaužėliai naudoja darbdavio mokesčių identifikavimą atidarydami kreditines korteles ir verslo paskolas. Taip pat kyla rizika, kad kas nors iš verslo įmonių pateks į informaciją, galbūt kaups pinigus iš kasdienių indėlių ir pakeis programos duomenis. Verslo savininkai privalo kruopščiai saugoti finansinę informaciją.
Trūkumas: techniniai klausimai
Sprendžiant kompiuterius, gali kilti problemų. Gali būti, kad pildote savo buhalterio metų pabaigos duomenis ir patiriate elektros energijos tiekimo nutraukimą. Kompiuteriai gali įgyti virusą ir nepavykti. Vartotojai taip pat gali neteisingai atlikti programinės įrangos užduotis, kurios jiems nėra žinomos. Jei vartotojas bando atlikti vieną dalyką, bet netyčia daro ką nors kita, klaidai pašalinti gali prireikti šiek tiek padirbėti.
Trūkumas: neteisinga informacija
Buhalterinės apskaitos įrašai yra tik tokie geri, kaip į sistemą įdėtų duomenų. Verslo savininkai, kurie neskiria laiko tinkamai nustatyti sąskaitų kategorijas, gali įvesti duomenis ir generuoti netikslius pranešimus.
Verslo savininkai gali daug nuveikti, kad sušvelnintų trūkumus ir galimas problemas, susijusias su kompiuterine apskaita, tinkamai planuodami ir integruodami programinę įrangą. Skirti laiko teisingam nustatymui yra lengviau ir pigiau nei bandyti grįžti atgal, nes iškilus problemai.