Kas yra darbuotojo ID?

Darbuotojo ID yra kodas, kurį darbdavys naudoja unikaliai identifikuoti organizacijoje dirbančius žmones. Darbuotojų tapatybės dokumentai leidžia racionaliai, tiksliai tvarkyti įrašus ir padeda išsaugoti konfidencialią informaciją. Jei vadovaujate smulkiam verslui su keliomis darbuotojomis, darbuotojo tapatybės dokumentas galbūt nėra aktualus rūpestis, tačiau augant jūsų verslui jis tampa svarbesnis.

Kodėl ne SSN?

Darbuotojo ID numeris nėra tas pats, kas mokesčių ID numeris arba socialinio draudimo numeris (SSN), kurį priskiria federalinė vyriausybė. Nors SSN yra dar viena naudinga asmens tapatybės forma, jie turėtų būti laikomi konfidencialiais ir nenaudojami kasdieniniam įrašų tvarkymui. Tapatybės vagys ieško SSN, nes jie unikaliai identifikuoja JAV piliečius. Vagišiai gali identifikuoti socialinio draudimo numerius kurdami padirbtas asmens tapatybės korteles ir kitus apgaulingus dokumentus. Tai sunkiau padaryti su darbuotojų ID, nes jie nėra naudojami už įmonės vidinių įrašų ribų.

„John Smith“ problema

Augant jūsų įmonei, didėja tikimybė, kad įdarbinsite kelis žmones, turinčius tą patį vardą, ypač dėl bendrų vardų. Nors viduriniai vardai ir pavadinimai, pavyzdžiui, „Daktaras“, gali padėti atskirti žmones, tai ne visada pavyksta. Unikalių darbuotojų tapatybės dokumentų sistema leidžia identifikuoti žmones, turinčius tą patį vardą, ir apskaityti juos.

ID kodo formatas

Kai kuriate darbuotojo ID kodą, formatas priklauso tik nuo jūsų. Tai gali būti skaičius arba raidžių, skaičių ir kitų simbolių derinys. Įmonė gali naudoti ID, kad nustatytų darbuotojo tipą; pavyzdžiui, „T“ ir keli skaitmenys gali identifikuoti tą asmenį kaip techniką. Kai kurios įmonės naudoja nuoseklią numeravimo schemą, pagal kurią anksti įstojusių darbuotojų skaičius yra mažas, o vėliau įdarbintų darbuotojų skaičius didesnis.

Centrinė asmens tapatybės dokumentų kontrolė

Svarbu, kad jūsų įmonė priskirtų naujus asmens tapatybės numerius vienoje ar centralizuotoje įmonės vietoje, pavyzdžiui, Žmogiškųjų išteklių skyriuje, arba mažoms įmonėms, buhalteriui ar jūsų darbo užmokesčio asmeniui. Centralizuojant atsakomybę, tai sumažina galimybę suteikti tą patį numerį daugiau nei vienam asmeniui arba tam pačiam asmeniui gauti kelis numerius. Sklandžiai veikiančiai apskaitos sistemai itin svarbu unikalumas.

Daugiafunkcinis ID

Gali būti, kad jūsų organizacija gali naudoti vieną darbuotojo numerį keliems tikslams. Pavyzdžiui, neapmokamo praktikanto gali nebūti atlyginimų sistemoje, tačiau jiems vis tiek reikia tokių išteklių kaip raktai ir prieiga prie kompiuterio. Jei jūsų įmonė samdo praktikantą, jis gali pasilikti tą patį numerį; jums nereikia jų iš naujo įvesti į savo apskaitos sistemą.

Darbuotojo ID ir duomenų bazės

Darbuotojų tapatybės dokumentai padeda efektyvinti kompiuterinį įrašų saugojimą, nes sumažina nereikalingą informaciją. Pvz., Darbuotojo byloje gali būti darbuotojo ID, vardas, pavardė, namų adresas ir telefono numeris. Failas, skirtas atostogų laikui stebėti, gali turėti tik ID numerį ir atostogų datą. Kompiuteris automatiškai susieja du failus naudodamas ID numerį, leidžiantį ataskaitoje matyti darbuotojo vardą ir atostogų laiką.

Darbuotojo ir darbdavio ID

Nepainiokite darbuotojo ID su darbdavio ID (EIN). Pastarasis yra kodas, kurį federalinė vyriausybė priskiria įmonėms mokesčių ir ataskaitų teikimo tikslais. Jis panašus į socialinio draudimo numerį, nes jis unikaliai identifikuoja įmonę. Bet kuriam JAV verslui, kuriame dirba žmonės, reikalingas EIN.