Smulkioji įmonė dažnai pradeda savo biudžetą. Tai reiškia, kad sąnaudų kontrolė yra būtina ilgalaikiai įmonės sveikatai. Vienas iš būdų sumažinti išlaidas ir skatinti atsakingas išlaidas yra sukurti vidinį visų naujų pirkimų reikalavimo procesą.
Pirkimo paraiškos forma
Pirkimo paraiškos forma yra vidinis dokumentas, kurį darbuotojai naudoja prašydami įsigyti tam tikrą daiktą. Darbuotojas apibūdina produktą ir kodėl jis reikalingas. Tada ši forma siunčiama kitiems įmonės asmenims ir padaliniams peržiūrėti ir patvirtinti.
Reikalavimo procesas
Prašymo procesas yra vidinis ir skiriasi įmonėse. Tačiau įprastas pirkimo paraiškos procesas gali veikti taip:
- Darbuotojui reikia naujo nešiojamojo kompiuterio ir jis gauna prašymo formą. Ji apibūdina norimą nešiojamąjį kompiuterį ir, jei reikia, paaiškina, kodėl jo reikia. Tada ji paprašo savo skyriaus vadovo pasirašyti prašymo formą.
- Prižiūrėtojui pasirašius formą, ji gali patekti į IT skyrių, kad skyriaus specialistai galėtų įsitikinti, ar kompiuteris yra suderinamas su įmonės sistemomis ir ar jis atitinka duomenų saugumo standartus.
- Patvirtinus IT, paraiška keliauja pirkimo skyriui. Departamento darbuotojai įsigyja kompiuterį iš kelių mažmenininkų ir nusprendžia jį įsigyti iš mažmenininko, kuris siūlo geriausią kainą. Pirkimo skyrius išduoda pirkėjui užsakymą.
Rekvizicijos proceso pranašumai
Rekvizavimo procesas turi keletą privalumų net ir mažoms įmonėms:
- Skaidrumas: vykdant paraiškų teikimo procesą darbuotojai ir jų vadovai turi pagrįsti pirkimą. Paprastas procesas užrašant, kodėl reikalingas konkretus produktas, gali sumažinti nereikalingus pirkimus. Tai taip pat gali sumažinti brangių daiktų išlaidų viršijimą, kai pigesnis produktas atitiktų įmonės poreikius.
- Funkcionalumas ir suderinamumas: Kai kurie produktai, ypač programinės įrangos elektronika, gali būti nesuderinami su dabartine bendrovės įranga ir sistemomis. Reikalaudamas kitų atitinkamų padalinių vadovų pasirašyti pirkimą, verslas sumažina arba panaikina poreikį grąžinti produktą, kai paaiškėja, kad jis tiesiog nėra tinkamas įmonei.
- Kaip pasiekti geriausią pasiūlymą: Pirkimų skyriai arba pirkimų pareigūnas gali užmegzti ryšius su pardavėjais ir užsitikrinti pageidaujamą daugelio produktų kainodarą.
Kiti reikalavimo proceso aspektai
Kai kurios įmonės nereikalauja visų pirkimų paraiškų formų. Pavyzdžiui, verslas gali nuspręsti, kad prekių, kainuojančių mažiau nei 100 USD ir kurios nėra programinė įranga, kompiuteriai ar išoriniai įrenginiai, pirkimus gali tiesiogiai patvirtinti ir užsisakyti skyriaus vadovas. Rekvizavimo procesas gali būti pernelyg didelis labai mažam verslui, kuriame dirba tik vienas ar du darbuotojai. Vis dėlto, kai verslas auga, peržiūrėti pirkimo procesus ir įdiegti naujus procesus visada yra gera idėja.