Niekas negali nuspėti ateities ar kaip išoriniai įvykiai ir rinkos sąlygos paveiks jos gebėjimą toliau veikti. Tačiau įmonės gali pasirengti įvykiams, kurių jie negali kontroliuoti. Taikydamos „kas būtų, jei būtų“ procesą, organizacijos parengia nenumatytų atvejų planus, kartais vadinamus verslo tęstinumo planais, kad nustatytų nežinomus scenarijus, kurie gali turėti įtakos jų veiklai, pvz., Žemės drebėjimai, gaisrai, smurtas ir kitos situacijos, ir kaip jie reaguos į kiekvieną scenarijų.
Kas yra nenumatytų atvejų planavimas?
Atsitiktinis įvykis yra viskas, kas vyksta už įprastų operacijų ribų, o tai gali neigiamai paveikti organizacijos gebėjimą veikti. Paprasčiau tariant, nenumatytų atvejų planavimas yra pasirengimas ir yra neatsiejama reguliaraus operacijų planavimo dalis. Nenumatytų atvejų planas yra planas, kaip elgtis neįprastiems įvykiams. Nepaisant dydžio, visoms organizacijoms reikia nenumatytų atvejų planų.
Kodėl verslui reikia nenumatytų atvejų tikslų?
Nenumatytų atvejų plano tikslas - leisti organizacijai kuo greičiau grįžti prie savo kasdienės veiklos po nenumatyto įvykio. Nenumatytų atvejų planas apsaugo išteklius, sumažina klientų nepatogumus ir nurodo pagrindinius darbuotojus, priskirdamas konkrečias pareigas atsigavimo kontekste. Pavyzdžiui, žmogiškieji ištekliai gali parengti darbuotojų evakuacijos planus; remti išmokų darbuotojams programas, tokias kaip sveikatos priežiūra ar kompensacijos darbuotojams; arba pagal poreikį samdyti laikinus darbuotojus.
Nenumatytų atvejų planai yra organizaciniai ir atskirų skyrių. Pavyzdžiui, informacinių paslaugų skyriai paprastai turi avarijos atkūrimo planą, skirtą apsaugoti, atkurti ir naudoti įmonės duomenis, įskaitant kompiuterio techninę įrangą, programinę įrangą ir instrukcijas.
Kas atsakingas už nenumatytą riziką?
Vyresnioji vadovybė yra atsakinga už nenumatytų atvejų planavimą, įskaitant plano rengimo, testavimo ir palaikymo darbų finansavimą. Daugelis organizacijų paskiria nenumatytų atvejų plano koordinatorių arba vadovą, kuris yra atsakingas už plano parengimą ir palaikymą. Mažoje įmonėje koordinatorius gali būti savininkas arba vadovas. Ji bendrauja su darbuotojais ir moko juos dėl plano bei jų atsakomybės. Ji reguliariai tikrina planą, naudodamasi bandomosiomis situacijomis, norėdama nustatyti problemas ir tobulintinas sritis, atnaujina planą, kad atspindėtų organizacijos ir technologijos pokyčius.
Suinteresuotų subjektų klausimai ir reguliavimo reikalavimai taip pat įtraukiami į planavimo procesą. Pavyzdžiui, jei uraganas keliauja į tą sritį, kliento abonementų valdytojai turėtų scenarijų ar kontrolinį sąrašą, kurį naudos bendraujant su kiekvienu klientu.
Nenumatytų atvejų plano sudarymo patarimai
Nenumatytų atvejų plano kūrimas pradedamas nustatant funkcines sritis, kurios yra būtinos verslo operacijoms, ir atlikdami pagrindinius kiekvienos srities veiksmus taip:
- Nustatykite, kaip kiekviena situacija, pvz., Gaisras ar potvynis, paveiktų šias pagrindines sritis; kokie veiksmai būtų atliekami; ir kiekvienam reikalingų išteklių.
- Nusistatykite tikslus, kaip grįžti prie būtiniausių operacijų ir grįžti prie visiškai įprastų operacijų.
- Nurodykite kiekvieną reikalingą procesą ir dokumentuokite kiekvieną proceso etapą, ką reikia padaryti, taip pat darbuotojus ir kitus išteklius, reikalingus darbui užbaigti.
- Parengti kiekvienos funkcinės srities ir visos organizacijos planus, tada reguliariai tikrinti ir tobulinti planus.
- Galiausiai įgyvendinkite komunikacijos ir švietimo planą, kad darbuotojai būtų informuoti apie pokyčius ir primintų jiems apie jų vaidmenis ir atsakomybę.