Procedūrų vadovai yra naudingos įvairaus užimtumo priemonės. Nesvarbu, ar darbuotojai turi žinoti, kaip valdyti kopijavimo aparatą, ar kaip atlikti būtinus sveikatos ir saugos mokymus, procedūrų vadove gali būti pateikta veiksmų apžvalga. Daugelis darbdavių rengia kombinuotus „politikos ir procedūrų“ vadovus, tačiau svarbu pripažinti skirtumą: politika atspindi taisykles, o procedūros atspindi procesus ir kaip juos užbaigti. Sudarant veiksmingą procedūrų vadovą, būtina sutelkti dėmesį į pačią procedūrą ir pateikti informaciją, kuri bus naudingesnė darbuotojams ją atlikti.
Savybės
Procedūrų vadovas turėtų būti lengvai skaitomas ir naudojamas. Procedūrų vadovas, kuriam reikalingas atskiras procedūrų vadovas, kad tik jį perskaitytų, nėra labai naudingas bet kuriam darbuotojui. Be to, procedūrų vadovas turėtų būti nuoseklus visuose elementuose, įskaitant stilių, dizainą ir informaciją. Procedūrų vadovas yra skirtas padėti kitiems atlikti tam tikrą užduotį, todėl jis turėtų būti parašytas atsižvelgiant į skaitytojus. Apibūdinti procesai turėtų būti aiškūs ir logiški, kad visi skaitytojai galėtų nesunkiai sekti procedūrą.
funkcijos
Procedūrų vadovai gali skirtis pagal specifines savybes, atsižvelgiant į išsamios informacijos tipą. Vis dėlto veiksmingi procedūrų vadovai yra aiškūs ir nuoseklūs, kad skaitytojai žinotų, kaip sekti medžiagą. Pastraipos turėtų prasidėti ir baigtis nesupainiodamos, o skaitytojams nereikėtų domėtis, kur baigiasi vienas ir kitas žingsnis. Apibūdindami veiksmus, rašytojai turėtų naudoti tvirtus veiksmažodžius, kad užtikrintų, jog skaitytojai tiksliai žino, ką daryti, ir prireikus turėtų pasiūlyti paaiškinimus ir galimybes. Visos piktogramos, vaizdai ar diagramos / diagramos turėtų būti aiškiai suprantamos ir lengvai sekamos.
Rašymo stilius
Procedūrų vadovo rašymo stilius turėtų remtis aiškia ir glausta kalba. Visa procedūrinė informacija turėtų būti tiksli, o visi akronimai turėtų būti patikslinti skliausteliuose pateiktais paaiškinimais, pavyzdžiui, „Maisto ir vaistų administracija (FDA)“. Kurį laiką apyvartos procedūrų vadovuose venkite naudoti konkrečią informaciją, kuri gali greitai pasenti. Reikėtų vengti daugumai nepažįstamos techninės kalbos ir žargono.
Dizainas
Procedūrų vadovo dizainas labai priklausys nuo nurodomos procedūros tipo, tačiau kai kurios projekto rekomendacijos taikomos visiems procedūrų vadovams. Gerame procedūrų vadove naudojama daug vietos. Tai reiškia, kad vadovas nėra perkrautas spausdintuvu, o jame yra daug įtraukų ir pastraipų pertraukų, kad išvengtumėte skaitytojo. Veiksmingi procedūrų vadovai taip pat turi aiškias antraštes ir paantraštes, taip pat kitas tinkamas etiketes ir daugelio punktų brėžinius.
Atsakomybė
Asmenys, atsakingi už procedūrų vadovų rašymą, taip pat yra atsakingi už periodišką jų peržiūrą. Jei medžiaga tampa nereikšminga, ją reikia pašalinti arba atnaujinti. Jei informacija nėra veiksminga darbuotojams, vadovas turėtų būti peržiūrėtas ir patobulintas. Procedūrų vadovas yra toks pat naudingas, kaip ir darbas, kurį skaitytojai gali atlikti, o jei to nepadarys, rašytojas yra atsakingas už jo pakeitimą.