Paprastai, jei su kuo nors bendrinate „Excel“ skaičiuoklę, tas asmuo gali laisvai redaguoti skaičiuoklę. Kai kuriais atvejais galbūt norėsite išsiųsti skaičiuoklę su duomenimis, tačiau taip pat norite užtikrinti, kad jis netyčia ar tyčia jos neredaguotų, kad skaičiai išliktų tikslūs. Tai galite padaryti sudarydami skaičiuoklę tik skaitomą „Excel“ arba galite ją konvertuoti iš „Excel“ į kitą formatą, pvz., PDF failą ar net svetainę. Panašių parinkčių yra ir kitoje įprastoje biuro programinėje įrangoje, įskaitant „Microsoft Word“.
„Excel“ ir tik skaitomos skaičiuoklės
Galite leisti „Excel“ sukurti skaičiuoklę tik skaitymo formatu kitiems, kad žmonės galėtų perskaityti jos turinį, bet neredaguoti, arba galite priversti kitus turinio apribojimus.
Norėdami tai padaryti, juostos meniu spustelėkite skirtuką "Failas", tada spustelėkite "Informacija". Tada spustelėkite „Apsaugoti dokumentą“ ir pasirinkite vieną iš pateiktų parinkčių. Spustelėję „Visada atidaryti tik skaityti“, užtikrinsite, kad dokumentas visada bus atidarytas, kad žmonės negalėtų jo pakeisti; Spustelėjus „Apriboti prieigą“ galėsite pasirinkti kitas parinktis, kurias norite valdyti, ar žmonės gali redaguoti ar spausdinti failą.
Pasirinkę norimas parinktis, spustelėkite „Taip, pradėti vykdyti apsaugą “ ir pasirinkite, ar norite apriboti redagavimą ir kitas parinktis, pvz., Spausdinimą tik tam tikriems „Windows“ vartotojams ar „Microsoft“ paskyroms, ar norite reikalauti slaptažodžio redaguoti failą. Atminkite, kad žmonės gali sugebėti nukopijuoti duomenis iš skaičiuoklės į kitą skaičiuoklę ar failą ir tada ten juos redaguoti, jei nori.
Apsaugokite darbaknygę ar darbalapį
Norėdami nustatyti išsamesnius skaičiuoklės valdiklius arba tik skaičiuoklės dalis, naudokite „Excel protect“ darbaknygę arba _protect darbalapio ypatybes_. Darbaknygė yra kitas „Excel“ skaičiuoklės failo pavadinimas, o darbalapis yra atskiras skaičiuoklės duomenų skirtukas faile.
Norėdami naudoti šias funkcijas, juostos meniu spustelėkite skirtuką „Failas“, tada spustelėkite „Informacija“ ir „Apsaugoti darbaknygę“. Spustelėkite „Apsaugoti dabartinį lapą“, kad apribotumėte redagavimą šiuo metu atidarytame darbalapio skirtuke, arba „Apsaugokite darbaknygės struktūrą“, jei norite nustatyti parametrus, taikomus visam failui. Paprastai turėsite nustatyti slaptažodį, kurį reikės įvesti, kad pakeistumėte šį failą. Įsiminkite slaptažodį arba laikykite jį saugioje vietoje, pavyzdžiui, saugioje slaptažodžių tvarkyklės programoje.
Naudokite tik skaitomą žodį funkcijos
„Microsoft Word“ ir kitose „Microsoft Office“ dalyse yra panašių įrankių, kad failai būtų tik skaitomi ar kitaip ribojami.
Kaip ir „Excel“, juostos meniu spustelėkite skirtuką „Failas“; spustelėkite „Informacija“, tada spustelėkite „Apsaugoti dokumentą“, kad apribotumėte, kas gali redaguoti jūsų „Word“ dokumentą. Parinktys yra panašios į „Excel“, taip pat yra funkcija „Apriboti redagavimą“, leidžianti nurodyti tam tikrus redagavimo tipus, kurie yra ir neleidžiami. Jūs netgi galite apriboti formatavimo stilius, kurie gali būti naudojami dokumente.
Baigę pasirinkti norimus apribojimus, spustelėkite „Taip, pradėkite vykdyti apsaugą“ ir išplatinkite dokumentą.
Konvertavimas į PDF failą
Kitas būdas apsaugoti skaičiuoklę, „Word“ dokumentą ar bet kurį kitą failą yra išvestis kaip PDF failas.
Daugelis programų, įskaitant „Adobe Reader“ ir daugumą šiuolaikinių interneto naršyklių, gali atidaryti PDF failus, tačiau programos negali redaguoti PDF. Nors PDF redagavimo programinė įranga paprastai yra prieinama, yra mažiau tikėtina, kad kažkas netyčia redaguos PDF, nei netyčia atlikdamas pakeitimus, kai slinks skaičiuoklę ar „Word“ dokumentą.
Norėdami sugeneruoti PDF, naudokite „Windows“ arba „MacOS“ kompiuterio spausdinimo dialogą. Galite išsaugoti išvestį kaip PDF ir platinti ją el. Paštu ar kitu pranešimų siuntimo įrankiu.
Neigiama PDF naudojimo šiam tikslui yra ta, kad gali būti sunkiau pasirinkti ir dirbti su duomenimis, jei kas nors nori nukopijuoti duomenis į naują skaičiuoklės failą arba jei programa automatiškai apdoroja duomenis, kad atliktų skaičiavimus.