Kaip padaryti, kad W-2 duotų savo darbuotojams

Sausis visada yra užimtas mėnuo apskaitos departamentams ir smulkaus verslo savininkams, nes jie rengia mokesčių dokumentus darbuotojams ir jų verslui. Darbuotojo darbo užmokesčio ir mokesčių ataskaita, žinoma kaip W-2, yra oficialus dokumentas, naudojamas pranešant apie apmokestinamąjį uždarbį, taip pat apie socialinio draudimo, „Medicare“, valstybės ir vietos valdžios institucijų sulaikytą mokesčių sumą. Šį svarbų dokumentą Vidaus pajamų tarnyba (IRS) naudoja ne tik mokesčių tikslais, bet per visą darbuotojo gyvenimą socialinio draudimo administracija (SSA) naudoja jo darbo užmokesčio istoriją, kad nustatytų tinkamumą ir išmokas išėjus į pensiją.

W-2 supratimas

Prieš praleisdami laiką užpildydami bet kokią formą, įsitikinkite, kad naudojate teisingą formą. Darbdaviai privalo užpildyti W-2 formas kiekvienam darbuotojui, kuriam jie mokėjo, įskaitant mokėjimus be pinigų, mainais už paslaugas per metus.

Net jei nesate oficialus verslas, bet mokate kažkam kaip namų ūkio darbuotojui, turite pateikti jiems W-2. Tačiau jei mokėjote rangovui (ne darbuotojui) už darbą, turėsite naudoti kitą formą - 1099-MISC.

Dalykai, kurių jums prireiks

  • W-2 forma ir W-3 forma

  • Metiniai darbo užmokesčio skaičiai

  • Metiniai atskaitymo skaičiai

  • Darbo užmokesčio apskaitos programinė įranga

  • Spausdintuvas

  1. Pasirinkite failų formatą

  2. Pateikdami savo W-2 dokumentus turite dvi galimybes. Galite užpildyti popierines formas arba elektroniniu būdu pateikti SSA „Business Services Online“ svetainėje.

  3. Popierinės formos

  4. Jei nuspręsite naudoti popierines formas, turite jas užsisakyti IRS. Lengvą užsakymą internetu galite rasti savo tinklalapyje www. irs.gov/orderforms. Būtinai užsisakykite formą teisingiems metams; sausio mėnesį pildysite ne einamųjų, o ką tik baigtų metų formas. Visada spausdinkite įskaitomai juodu rašalu. Šiuo metodu galite pateikti iki 249 darbuotojų formas.

  5. Elektroninis padavimas

  6. Greitesnis būdas užpildyti formas yra naudojantis nemokama „Business Services Online“ (BSO) svetaine, kurią valdo SSA. Turėsite nustatyti paskyrą ir slaptažodį, kurie turi būti reguliariai keičiami.

  7. Per šią sistemą rankiniu būdu galite įvesti iki 50 darbuotojų už pateikimą. Taip pat galite įkelti suformatuotą darbo užmokesčio bylą, skirtą daugeliui darbuotojų. Formatavimo instrukcijas galite atsisiųsti iš BSO svetainės.

  8. Surinkite darbuotojų darbo užmokesčio informaciją

  9. Vykdykite kiekvieno darbuotojo darbo užmokesčio suvestinės ataskaitas. Ataskaitose turėtų būti išsamiai aprašyta, kiek pinigų jie buvo sumokėti už visus metus, taip pat mokesčių suma, sulaikyta federaliniams pajamų mokesčiams, valstybiniams ir vietos mokesčiams, socialinės apsaugos ir Medicare mokesčiams.

  10. Įveskite duomenis į kiekvieną formą

  11. Vadovaudamiesi IRS pateiktomis instrukcijomis užpildykite kiekvieną W-2 formą. Įvesite šią informaciją:

    • Kiekvieno darbuotojo vardas, pavardė, adresas ir socialinio draudimo numeris
    • Jūsų įmonės pavadinimas, adresas, EIN (darbdavio identifikavimo numeris) ir valstybės ID numeris
    • Bendros algos, arbatpinigiai ir kita kompensacija
    • Kiekvienos kategorijos mokesčių sumos
    • Pasirenkami atidėjimai arba paskirti Roth IRA įnašai, jei taikoma
    • Apmokestinamos darbdavio sumokėto sveikatos ar gyvybės draudimo išlaidos, jei taikoma
  12. Įvesdami duomenis į internetines formas, išsaugokite duomenis po kiekvieno įrašo. Jei norite, galite išeiti iš svetainės ir grįžti, kad užbaigtumėte savo darbą vėliau.

  13. Peržiūrėkite atliktus W-2

  14. Įvedę visus savo darbuotojo W-2, patikrinkite jų tikslumą. SSA rekomenduoja spausdinti neoficialias kopijas ir duoti jas peržiūrėti savo darbuotojams. Patikrinkite, ar nėra vardų rašybos, teisingų adresų ir teisingų socialinio draudimo numerių. Jei pateiksite formas ir vėliau aptiksite klaidų, turėsite iš naujo pateikti ištaisytą formą.

  15. Spausdinkite ir platinkite savo formas

  16. Kai viskas bus patikrinta kaip teisinga, atspausdinkite W-2 ir paskirstykite juos savo darbuotojams. Būtinai išsiųskite juos ne vėliau kaip sausio 31 d., Kad būtų laikomasi IRS termino.

  17. Pateikite formas SSA

  18. Paskutinis žingsnis yra visų formų failų pateikimas SSA. Nors IRS, valstijos ir vietos valdžios institucijos naudoja W2, kad patikrintų pajamas, šių dokumentų padavimą prižiūri Socialinės apsaugos administracija. Taikydami popierinius ir elektroninius metodus, jūs taip pat gausite W-3, tai yra darbo užmokesčio ir mokesčių ataskaitų perdavimo forma; jis turi būti pateiktas kartu su kiekviena W-2 partija.

  19. Pagalvokite apie W-3 kaip apie „sumą“ kortelę. Surašysite visą savo darbdavį identifikuojančią informaciją ir visas sumokėtas ar sulaikytas sumas kiekvienoje nurodytoje kategorijoje visoje įmonėje. Taip pat pateiksite bendrą individualių W-2, kuriuos pateikė jūsų įmonė, skaičių. W-3 veikia kaip patikrinimas, siekiant nustatyti jūsų pateikimo klaidas.

  20. Patarimas

    Nespausdinkite IRS svetainėje esančios raudonos formos W-2 versijos kopijos ir nesiųskite jos į SSA. Formos negalima nuskaityti ir ji nebus priimta; jūs netgi galite būti nubaustas. Vietoj to, užsisakykite popierines formas tiesiogiai iš IRS ir išsiųskite jas elektroniniu paštu arba pateikite elektroninę bylą Socialinės apsaugos administracijai per savo internetinių paslaugų svetainę.